〔工事経歴書の作成を会計ソフトと連動させて楽に行う方法〕

　「工事経歴書」の作成には、大変苦労されておられる業者様が多いのが実情かと存じます。

そこで、少しでも楽におこなえる方法をアドバイスいたします。

こちらは、会計ソフトをお持ちであり活用している前提での話になります。（会計ソフトは、弥生会計・会計王・PCA会計・など各種ございますが、ほどどれでもOKです。ほぼすべてに共通して適用できる話だと思われます。ごくまれに適用できないことがございますので、その点ご了承くださいませ。）

 

〔建設業許可業種が多種目にわたるケース〕

　建設業許可業種が複数ある事業者さまにおかれましては、「工事経歴書」の作成にはかなり頭を悩まされておられるかと存じます。

 

そこで当方がオススメする方法を一つご紹介いたします。

 

あくまで会計ソフトを利用されておられるケースに限定にての話となります。（手法としては、“会計ソフトの補助コードを設定機能”・“会計ソフトのエクセルへの切り出し機能”・“エクセルにおける並べ替え機能”、の主に3つの機能を使います。）

 

次のような手順にて行います。

 

①勘定科目［完成工事高］について≪補助コード≫を設定します。（※）

 

例）許可業種が、「建築工事業（元受のみ）」・「内装工事業（元受と下請け）」・「防水工事業（元受と下請け）」のケース

→　［完成工事高］の下に≪補助コード≫をつけて、

［完成工事高］-＜建築工事＞

/［完成工事高］-＜内装工事/元受＞

/［完成工事高］-＜内装工事/下請け＞

/［完成工事高］-＜防水工事/元受＞

/［完成工事高］-＜防水工事/下請け＞

、のように割り振りしておきます。

 

 

➁日常の会計データ入力時においては、先に≪補助コード≫を設定しておりますので、この区分をつかって、［完成工事高］を許可業種ごとに区分して、仕訳データ入力をしておきます。

 

③決算時においては、さらに次のようなテクニックを使います。

 

（A）補助コードごとに、メニューの『補助元帳』を≪補助コード≫ごとにそれぞれ開いてゆきます。

 

（B）ここで、≪エクセル切り出し機能≫を使います。

すると、『補助元帳』の状態で、≪エクセルへの切り出し≫がなされます。

一旦、適当な名称をいれて（補助コードを引用するなどして）保存します。

 

（C）ここからは、エクセルでの作業です。

エクセルへデータ移行した際には、膨大なデータがそのままそれぞれの状態で各セルにあてがわれているため、かなり見づらい状態になっているかと思われます。（そのままでも問題はありません。）

よって、不要と思われる項目を削除したり、列幅を縮小したりして、適宜に見やすく加工します。

このエクセル・データを活用して、エクセル機能の≪並べ替え機能≫（ソート機能や関数機能など3つの手法がございます。）を使います。

つまり、金額にスポットをあてて、大きな金額から順に並べ変えるわけです。

ここで再度保存します。

そして、一旦ここで用紙へデータ出力をしておきます。

 

（D）この出力したデータをつかえば、ほぼそのまま「工事経歴書」へ記載することができます。

その他の補足情報は、「工事請負契約書」や「請求書」などから拾って補足記入してゆけば、ほぼ完成に近づきます。

 

（E）合計欄については、それぞれの補助元帳のほうでそれぞれの合計額は表示されていますので、これを使ってそのまま記載してゆけばＯＫです。

 

（F）「工事経歴書」の「うち元受工事」の欄についても、補助コードで元受に区分してデータ作成していますので、その合計額をそのまま記載すればＯｋです。

 

（G）（様式第三号）「直前3年の各事業年度における工事施工金額」についても、補助元帳の集計されたデータをそのまま使って、記載すればＯＫとなります。

 

※補助コードを、［完成工事高］につける意味。

［工事未収入金］のほうに補助コードをつけるという手法を採用されておられる業者様もおられるようですが、［工事未収入金］のほうは税込み金額で上がってくるのが難点となります。

一方、［完成工事高］のほうは、税抜き金額で上がってきますので、金額に関してはそのまま使えます。